En Microsoft, le hemos pedido a nuestro equipo de comunicaciones que sea innovador de la IA. Explorar y experimentar cómo todos podemos usarlo en nuestro trabajo diario. Hemos instado al equipo a no olvidar su experiencia y valor únicos, el arte de las comunicaciones, sino a dar la bienvenida a la ciencia en el proceso, para ser un líder en esta nueva etapa de las comunicaciones.
Por lo tanto, durante los últimos meses hemos estado experimentando con Copilot para Microsoft 365, que ahora está disponible con carácter general para las empresas. Estamos usando Copilot en Teams para contar historias con los portavoces y anticipar la cobertura después de las entrevistas. Estamos usando Copilot en Word para iniciar blogs y borradores de planes. Usamos el chat para probar mensajes, intercambiar ideas y ampliar nuestro pensamiento. Y Copilot en PowerPoint nos está ayudando a crear presentaciones que impulsan la claridad y comunican nuestra visión.
Hemos estado sintiendo el impacto en nuestro día a día, pero queríamos cuantificarlo, así que investigamos un poco nosotros mismos. Utilizando la misma metodología presentada en nuestro último Índice de Tendencias Laborales, encuestamos a 80 personas de nuestra organización de comunicaciones y marketing y descubrimos que, como la mayoría de los trabajadores del conocimiento, muchos empleados sufren de reuniones (70%) y sobrecarga de información (86%) a diario, por lo que no es sorprendente que el 80% tenga dificultades para tener suficiente tiempo de concentración cada día.
¿La buena noticia? La IA está ayudando. De acuerdo con la encuesta:
- El 86% dice que Copilot los hace más productivos y el 81% dice que les ayuda a completar las tareas más rápido.
- El 89% dice que Copilot ayuda a poner en marcha el proceso creativo y el 78% dice que Copilot mejora la calidad de su trabajo.
- El 70% dice que Copilot reduce el tiempo dedicado a tareas que no disfrutan; En concreto, el 76% afirma que Copilot reduce el esfuerzo mental en tareas mundanas y el 71% afirma que reduce el tiempo dedicado a la búsqueda de información.
Y la más emocionante para mí: el 84% dice que no quiere volver a trabajar sin Copilot. Y yo siento lo mismo.
Ahora, todavía es pronto y las herramientas no son perfectas. Pero para ayudar a otros comunicadores a considerar cómo la IA puede mejorar sus días de trabajo, aquí hay cinco formas en que el equipo y yo estamos usando la IA para ser más productivos, creativos y para hacer que el trabajo que hacemos sea un poco más divertido.
1. Reuniones y entrevistas
Ese agobio de reuniones que sentimos no es solo un constante back-to-back; También son frecuentes las reservas dobles y los conflictos (si tu calendario se parece en algo al mío). Copilot en Teams hace que sea más fácil priorizar las reuniones más importantes y ponerse al día con las que se ha perdido, sin tener que ver la grabación completa. Algunas indicaciones:
- Resuma lo que se discutió en la reunión en breves viñetas.
- ¿Hubo algún elemento de acción para mí?
- ¿Hubo alguna decisión sin resolver?
Durante o después de una reunión, Copilot también puede ayudarlo a recordar lo que se discutió con mayor precisión, anotar una gran cita o detalle para una historia, evaluar temas complejos o anticipar la cobertura después de una entrevista. Por ejemplo, puedes preguntar:
- ¿Cuál fue la retroalimentación exacta que <X> compartió sobre el plan de comunicaciones que se presentó?
- El ingeniero con el que hablamos compartió una anécdota interesante sobre <X> que me gustaría incluir en una historia en la que estoy trabajando. ¿Puedes recordarme exactamente lo que dijo?
- Coloque los pros y los contras de lo que el equipo está discutiendo sobre la estrategia de anuncios en una tabla y recomiende un curso de acción.
- Después de una entrevista de prensa, pregúntale: “¿Qué crees que el reportero se llevará de esta conversación? Utilice la transcripción como documento base.
2. Pruebas
de mensajes La claridad es clave en las comunicaciones, por supuesto, pero quizás sea aún más crítica en otro entorno: el militar. Napoleón, el famoso general, es conocido por llevar a un cabo a las reuniones cuando sus generales presentaban planes de guerra. Le preguntaba al cabo: “Habiendo escuchado estos planes, ¿sabría qué hacer?” Si la respuesta era no, pediría a los generales que reescribieran sus planes.
¿Qué tiene que ver esto con la IA? He estado usando Copilot como mi cabo para proporcionar una nueva perspectiva. Algunos ejemplos:
- Le daré un blog a Copilot y le pediré que articule los tres mensajes clave; si están apagados, los refinaré.
- Le pediré a Copilot que haga agujeros en una declaración que estamos haciendo sobre un tema delicado, como la sostenibilidad o la IA responsable. Le pregunto cosas como: “Si quisieras interrumpir esta discusión, ¿qué dirías?”
Con Copilot como mi compañero de lluvia de ideas, puedo identificar puntos ciegos, afinar nuestras posiciones y ampliar mi pensamiento para que seamos claros y reflexivos en nuestra posición.
3. Preparación de los
portavoces Para ayudar a nuestros portavoces a prepararse para las entrevistas de prensa, estamos utilizando Copilot para anticipar preguntas y desarrollar preguntas frecuentes. Algunos ejemplos de indicaciones:
- Imagina que eres un reportero de tecnología. Comparta las cinco preguntas principales que tendría para mí si me presentaran la información en este documento narrativo: /[X].
- Imagina que eres una persona de relaciones públicas que prepara a un ejecutivo para una entrevista con un reportero de tecnología de primer nivel, <reportero de X> en <X Outlet>. Ha estado escribiendo bastante sobre IA. ¿Qué preguntas crees que le hará el reportero a un ejecutivo de tecnología en una entrevista sobre cómo cambiará la IA el trabajo?
- Estoy haciendo una entrevista de prensa sobre <X> ¿cuáles son las tres preguntas principales que alguien que no está familiarizado con el tema tendría sobre el tema?
- Ayúdame a redactar las respuestas a esta lista de preguntas <X>. Las respuestas deben ser breves, pero de tono conversacional.
4. Redacción de planes de comunicación y blogs
Ahora, muchos comunicadores son contratados debido a su habilidad única para escribir. Y como escritor, puedo decirte que esa habilidad no va a ninguna parte, pero he descubierto que Copilot es útil para ayudarme a comenzar, seguir adelante y refinar mi contenido. Me está ayudando a hacer lo que mejor sé hacer, incluso mejor.
Algunos ejemplos:
- En Word, resaltaré un párrafo de un plan o blog en el que me estoy obsesionando y le pediré a Copilot que sugiera algunas otras formas de escribirlo.
- Otros miembros de mi equipo utilizan Copilot para elaborar un plan para un próximo anuncio. Le darán un volcado de cerebro de los elementos que quieren ver en el plan, como lo que están anunciando, los mensajes clave, los plazos, los objetivos de prensa y los portavoces. Ahora, no produce un plan completo de principio a fin, pero les da un comienzo sólido.
- Cuando estoy al final de un blog y estoy atascado en un final, me gusta pedirle a Copilot que escriba un párrafo final corto pero convincente. Y como usamos Copilot para Microsoft 365, la información confidencial, como los planes y las fechas de lanzamiento, permanece protegida.
- Finalmente, cuando el blog o la publicación de LinkedIn está terminada y he agotado toda mi creatividad y todavía necesito un título o titular, puedo pedir cinco titulares, y luego saltar desde allí.
5. Creación de
presentaciones A veces, la forma en que presentamos nuestras ideas es tan importante como el contenido real. Por lo tanto, no es de extrañar que uno de los casos de uso favoritos de Copilot de mi equipo sea convertir un documento de Word, como un plan de relaciones públicas, en una presentación de PowerPoint.
Simplemente abra una nueva presentación en PowerPoint, seleccione el icono de Copilot en la cinta y, una vez que aparezca el panel lateral, haga clic en “Crear presentación a partir de un archivo…” Seleccione el documento y deje que Copilot se ponga a trabajar en la construcción de una plataforma.
A partir de ahí, puedes pedirle a Copilot que agregue una diapositiva final, que haga que todos los títulos tengan una fuente y un color determinados, o pedirle que actualice una de las imágenes a una fotografía que sea más de tu agrado. Ha reducido enormemente el tiempo que tarda mi equipo en crear mazos, lo que significa que pueden centrarse más en el contenido y menos en copiar y pegar.
Como cualquier nueva herramienta o hábito, la clave es practicar, practicar, practicar. Si ya tienes Copilot para Microsoft 365, puedes empezar a experimentar con las indicaciones anteriores hoy mismo, o probar algunas de mis indicaciones de comunicación para Copilot en Bing de forma gratuita. También puedes consultar este artículo en WorkLab que te muestra cómo escribir un gran mensaje.
