Derek, un ejecutivo de contabilidad, llena remotamente su informe de gastos utilizando la aplicación comercial de su empresa. Cuando está listo para presentarlo, presiona un botón para generar una portada con código de barras. Agrupa los recibos con esta página y los envía por digitación en un multifuncional a una línea designada para gastos. Es entonces cuando la tecnología de Perceptive Software automáticamente captura los recibos y los enlaza con el correspondiente informe de gastos para posteriormente enviar la información para su aprobación.
Se trata solo de un ejemplo práctico de cómo las soluciones que se proveen a través de Lexmark, tienen la capacidad única de entregar eficiencias inmediatas en cualquier área de la empresa.
Al permitir un acceso instantáneo e integrado a recibos y otros documentos de gastos de sus aplicaciones comerciales y portales de web, la solución de procesamiento de reportes de gastos de Perceptive Software reduce dramáticamente el tiempo que demora presentar, revisar, aprobar, facturar y reportar gastos.
Desarrolladas usando tecnologías Perceptive Software para captura, administración de procesos y contenido, la solución elimina la clasificación y entrada manual, conectando automáticamente los recibos con reportes de gastos asociados en su software financiero.
En todo el proceso de gastos, mantiene una huella completa para auditoría y rastrea todos los recibos y documentos además de respaldar los requerimientos de informes, maneja todas las excepciones y verifica que todos los recibos estén conectados con transacciones válidas.
Definitivamente a través de esta solución de procesamiento de reportes, las empresas tienen la oportunidad de:
- Crear un repositorio seguro de todos los documentos relacionados con viajes y gastos
- Recopilar y enviar rápidamente recibos, hojas de tiempo y otros documentos de facturación
- Mejorar el control del margen mediante la comparación de gastos contra ingresos
- Reducir la carga de trabajo asignando la tarea de comparación de recibos y gastos al empleado que lo haya presentado
- Proporcionar visibilidad de autoservicio para archivadores de informes de gastos, para reducir las investigaciones
- Minimizar el potencial de documentos perdidos, extraviados, destruidos o huérfanos
Especialmente creada para complementar sus necesidades únicas, la tecnología de Lexmark también enruta todos los documentos relacionados para aprobación, rembolso o facturación oportuna.
Lexmark es líder en soluciones end-to-end, que abarcan el mundo de la información (estructurada o no) de las empresas o instituciones grandes o pequeñas. De esta manera se convierte en la única compañía en la industria lista para actuar simultáneamente en la gestión de contenidos, gestión de procesos y gestión de impresión, respondiendo a todo tipo de demandas de las empresas.
